כל מה שאתה צריך לדעת על שעוני זמן עובדים

אחת האחריות החשובות ביותר שיש לעסק קטן היא לשלם לעובדיו במדויק ובזמן.

בעבר, ביצוע שכר היה תהליך קפדני שחייב את צוות ה- HR לעקוב אחר גיליונות זמני העובדים, לחשב שעות שעות נוספות או להמיר דקות לשעות.

הוצאו זמן ומשאבים יקרי ערך כדי לוודא כי חוקים נוקבים ועובדים שולמו נכון.
אף על פי שחלקם ממשיכים להשתמש בשיטות מסורתיות למעקב אחר שעות ולניהול שכר, אחרים נקטו גישה מודרנית יותר.

מערכות נוכחות בזמן מאפשרות לעובדים להזין ולנהל את שעותיהם שלהם ולהסיר את הנטל של המעביד.

על ידי ייעול תהליך הנוכחות, עסקים חסכו כסף, הגדילו את הפרודוקטיביות ושיפרו את הציות לחוקי העבודה.
הנה כל מה שיש לדעת על שעוני זמן עובדים וכיצד ארגונים יכולים להשתמש בהם לטובתם.

מהו שעון זמן עובד?

מערכת שעון עובדים היא אהֶתקֵןזה רושם את זמני ההתחלה והסיום לעובדים לפי שעה במקום העבודה. תלוי בסוג תוכנת המעקב אחר הזמן, עובדים יכולים להכות דרך אפליקציית שעון זמן או בקונסולה באתר העבודה.

Punch - בנתונים משולב אוטומטית במערכת תוכנת שכר המשמשת על ידי צוות ה- HR כדי לשלם לעובדים עבור שעות עבודה. המטרה של תוכנת שעון זמן היא לעקוב באופן אלקטרוני ולתעד נוכחות לשמירה על דיוק השכר.

ישנם חמישה סוגים שונים של שעוני זמן, כולל -

1. שעוני כרטיס אגרוף
עובדים מכניסים כרטיס נייר למכונה עם ההגעה והעזבו את העבודה. המכונה חותמת את התאריך והשעה בכרטיס כדי לציין זמן התחלה וסיום.
בשל הפשטות שלהם, שעונים אלה מיושמים לרוב על ידי עסקים קטנים שאינם מעסיקים עובדים מרוחקים.

2.שעון דיגיטלי
עם שעון זמן דיגיטלי, במקום להזריק כרטיס אגרוף, עובדים מחליקים כרטיס עם רצועה מגנטית דרך מכונה. המכונה עוקבת אוטומטית אחר האגרוף - בתאריך ובשעה לשימוש מאוחר יותר על ידי צוות השכר.

משטח מגע אלקטרוני הוא סוג אחר של שעון דיגיטלי שאינו מחייב את העובדים להחזיק בכרטיס. במקום זאת, עובדים מכניסים קוד אישי למכונה ששומרת אוטומטית את האגרוף - בנתונים.

3. תוכנת תחנת זמן
תוכנת Time Station מאפשרת לעובדים להיכנס פנימה והחוצה דרך מחשב. עובדים משתמשים במחשב ספציפי אחד לכל אגרוף - INS.

או שעסקים יכולים לשלב את התוכנה עם מחשב אישי כדי לאפשר לעובדים להיכנס לזמן בתחנות העבודה האישיות שלהם.

היתרון לתוכנת Time Station הוא שניתן לשלב נתוני זמן במערכת תוכנת שכר, מה שמקל על ביצוע שכר מאוחר יותר.

4. שעוני טביעות אצבע
שעוני זמן ביומטרי מזהים אדם באמצעות תכונות אנושיות אינדיבידואליות כמו טביעת אצבע.

עובדים מניחים את האצבע שלהם על סורק שמזהה את האדם על ידי התאמת אצבע האצבע לתמונה לפני - מאוחסנת במסד נתונים. אם יש התאמה מדויקת, מכונת שעון הזמן משמיעה צליל תודה להבחנה.

שעוני זמן טביעות אצבע ביומטריים מונעים אגרוף או הונאה של חבר מכיוון שאי אפשר לשכפל טביעת אצבע.

יתרון נוסף הוא שעובדים כבר לא צריכים לדאוג לזכור קוד או לשכוח בטעות את כרטיס האגרוף שלהם בבית. קשה לשכוח חלק מהגוף!

5. שעוני אגרוף יד
שעון אגרוף יד הוא צורה נוספת של מערכת אימות ביומטרית. במקום טביעת אצבע, שעונים מסוג זה משתמשים בכף היד כדי לאמת את זהות העובד.

סורק תואם חלק מהכף היד לתמונת מסד נתונים מאוחסנת לפני - כדי לאמת את העובד. בדומה לשעוני טביעות אצבע, מכשירים מסוג זה מועילים גם במניעת אגרוף והונאה של החבר.

מדוע שעוני זמן חשובים?

עובדים המשתמשים במכשיר Deeping Depacyיש ייצוג מדויק של מתי היום שלהם מתחיל ומסיים.

מעסיקים יידעו בדיוק מתי אמור להיות חבר צוות לארוחת צהריים או הפסקה, ומתי הוא/היא אמורים לחזור. זה מבטיח שחברי הצוות לא יתבקשו לעבוד יותר ממה שהם אמורים.

מערכת תוכנת זמן יעילה מבטיחה גם שכולם עובדים כאשר הם אמורים להיות. מנהלים יכולים להשתמש ב- Punch - בנתונים כראיה להתעמת עם מי שמאוחר בעקביות או לנקוט בארוחות צהריים ארוכות מדי. זה יעזור למקסם את רמות הפרודוקטיביות והיעילות לאורך זמן.

שעון - בנתונים משולב אוטומטית במערכת תוכנה, מה שהופך את זה לפשוטים הרבה יותר עבור פקידי HR לערוך שכר. שילוב שכר מקל על ציות לחוקי העבודה מכיוון שיש נתונים להוכיח כי עובדים עובדים את המספר הנכון של השעות ומשולמים בהתאם.

כיצד מועילים שעוני זמן?

שעוני זמן מציעים מספר יתרונות לעסקים, כולל -

1. חוסך זמן וכסף

• אוסף אוטומטית נתונים ומבצע חישובים - מכיוון שאגרוף - בנתונים נאסף ומחושב אוטומטית, צוות ה- HR מבלה פחות זמן באימות שעות ומיון דרך גיליונות זמנים.

• מספק פחות מקום לטעות אנוש - המרת דקות ידנית לשעות והערכת שעות נוספות היא תהליך קפדני שקל לחישוב שגוי.

חישובים לא מדויקים עולים עסקים עד 7% מעלויות השכר הכוללות שלהם. זה גם מביא לעוד עבודה לתיקון הטעות בצ'ק משכורת מאוחר יותר.

תוכנת שעון זמן מבטלת הזדמנויות לטעות אנושית וחוסכת כסף על ידי ביצוע כל החישובים הנדרשים באופן אוטומטי.

ממזער הונאה
עובדים כבר לא יכולים לבקש מחבר להיכנס אליהם בעת שימוש במכשיר שעון זמן. תוכנת שמירת זמן מסוימת משתלבת עם GPS כדי לוודא שהעובדים הם המקום בו הם צריכים להיות בעת חבטות.

זה גם יחסוך כסף על ידי הבטחת שעסקים משלמים בדיוק את מה שהם חייבים לאדם הנכון.

מקל על מעקב אחר עלויות העבודה
עסקים יכולים לראות אילו עובדים עובדים במספר השעות הגדול ביותר ואילו תחומי עבודה הם היקרים ביותר.

תוכנת שעון זמן מראה גם מי משתמש בשעות נוספות ביותר כדי להשלים את העבודה וכיצד עלויות אלה מצטברות ומשתוות לתקני התעשייה.

עסקים יכולים לקבל החלטות מושכלות יותר אם להעסיק יותר עובדים או להתעמת עם עובד שהוא פחות פרודוקטיבי מכפי שהוא/היא צריכים להיות.

2. מגביר את הפרודוקטיביות ומעורבות העובדים

שעוני זמן משפרים גם את רמות הפרודוקטיביות והיעילות תוך מקסום המורל של העובדים. ישנן כמה סיבות לכך, כגון -

• למעסיקים יש גישה מיידית לנתוני שכר - מכשירי Deeke Deeping מעניקים לעסקים גישה מיידית לנתונים ודיווחים המדגימים אימון חוזר או היעדרויות מוגזמות.
  
  על ידי שמירה על מעודכן, קל יותר לטפל בבעיות נוכחות ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

מנהלים יכולים למנוע היעדרות

• היעדרות גורמת להפרעות קבועות בזרימת היום - לפעולות יום. שעוני זמן מקלים על המעסיקים לעקוב אחר עובדים הנוטים לקרוא באופן קבוע. מעסיקים יכולים לעבוד עם אנשים אלה כדי למנוע ולמזער היעדרויות עתידיות.

שעוני זמן עוזרים בשיפור תרבות החברה

• כשיש שטף של עובדים שקוראים לעבודה, יש הנחה שההנהלה היא רפה. הצוות ייקח את עבודתם פחות ברצינות ולא לדאוג להתקשר לחולים.
  
  שעוני זמן מקלים על הטיפול בבעיות נוכחות והפחתת היעדרות, עוזרים בשיפור המורל. זה יקטין את בעיות הנוכחות תוך שיפור רמות הפרודוקטיביות.

מהם כללי שעון זמן העובד?

THEחוק תקני עבודה הוגנים(FLSA) מאשר מערך כללים לשעות עובדים, שעות נוספות ושכר. להלן התקנות והחוקים החשובים לעקוב אחר -

1. זמן מעקב
ה- FLSA מאפשר למעסיקים לעקוב אחר זמן בכל דרך שהם רוצים כל עוד הרשומות מדויקות. האפשרויות כוללות -

• ביו -מטרי שעון -כל שיטה שמעסיקה סורק ביומטרי כדי לעקוב אחר האגרוף - בנתונים של כל עובד

• קרבה לעיל -מערכת המשתמשת בשיטות שונות כמו כרטיסי אגרוף או תגי תעודת זהות לניהול זמן העובדים

• PC Clocking -עובדים יכולים להשתמש בתוכנה כדי לרשום את זמנם במחשב אישי

• SMS Contocking -זה מספק דרך להיכנס באמצעות העברת הודעות טקסט

2. עיגול
ה- FLSA מאפשר למעסיקים לעמוד במספר פרוטוקול העובדים ולא לרשום את מספר הדקות המדויק שעבד.

עסקים יכולים למדוד זמן במרווחים של 10 דקות ואז לסיים למעלה או למטה, תלוי כמה קרוב המספר לתוספת המעקב.

לדוגמה, אם אדם עבד 7 שעות ו -58 דקות, 58 היו מסגרים עד 60. פירוש הדבר שהעובד עבד בסך הכל 8 שעות.

3. התקנה של 7 דקות
מרבית העסקים עוקבים אחר זמן במרווחים של 10 עד 15 דקות. במרווחים של 15 דקות, 7 דקות הוא הניתוק לסיבוב למטה. במשך 8 דקות או יותר, המעביד היה מסובב.

לדוגמה, אם עובד 4 שעות ו 6 דקות, המעסיק יכול להסתובב עד 4 שעות עבודה. אם עובד 4 שעות ו -12 דקות, המעסיק יכול לסגול עד 4 שעות ו -15 דקות עבד.

מדוע כללי שעון זמן עובדים חשובים?

יישום כללי שמירת זמן אפקטיבי הוא חיוני עבורעומדעם חוקים ותקנות ממלכתיים ופדרליים. השימוש בשעון זמן ימזער את הסיכוי לשבור אחד מהכללים הללו.

לא - עובדים פטורים הם אלה שעובדים על לוח זמנים לפי שעה. עסקים נדרשים לעקוב אחר שעותיהם ופסקותיהם ולפצות אותם על כל שעות נוספות שעבדו.

מכיוון שעובדים שאינם פטורים עובדים מגוון שעות, השימוש במכשיר שמירת זמן מסייע בניהול זמנם במדויק.

בדוק אם המדינה חוקקה חוקי תזמון ניבוי המחייבים עסקים להודיע ​​מתקדם על שינויים בלוחות הזמנים לעובדים שאינם - פטורים.

זה גם חיוני להבטיח שמערכת שמירת זמן טובה קיימת מכיוון ששינויי לוח זמנים יכולים להפוך אותה למאתגרת יותר לעקוב אחר זמן ידנית.

שעה ללא - עובדים פטורים רשאים לשלם במצבים מסוימים אם הם נמצאים בשיחה -. היותו בשיחה - פירושו שעובד זמין לעבודה ומחכה שהמעביד ייצור איתו קשר/אותה ייכנס.

במצבים מסוימים, אלה ב- - עובדי שיחות מקבלים פיצויים גם אם הם לא נקראים לעבודה. צוות HR יכול להיות קשה לעקוב אחר הזמן של ON ON - להתקשר לעובדים שאינם בפועל באתר.

יישום מערכת שעון זמן עוזר לעמוד בכל תקנות מדינה מכיוון שב- - עובדי שיחות יכולים פשוט לנהל את זמנם באמצעות הטלפון הנייד או המחשב האישי שלהם.

כללי ה- FLSA מכתיבים כי עובדים שאינם מקפידים על פטורים רשאים לשכר שעות נוספות השווה ליותר מ- 1 ופעם לשכר הרגיל שלהם אם עובדים יותר מ- 40 שעות בשבוע.

עסקים אחראים להבטיח לעובדים שאינם מקפידים על עובדים בשעות נוספות משולמות במדויק. שימוש בשעון זמן לניהול שעות שעות נוספות יוריד את הלחץ של צוות ה- HR וימנע מהפרה של כל חוקי העבודה.

כיצד לנהל את זמן העובדים והנוכחות

להלן שיטות העבודה המומלצות לניהול זמן ועובד נוכחות במקום העבודה -

1. סוגיות היעדרות במחקר
קבע אילו בעיות בהיעדרויות קיימות, מדוע הן קיימות והפתרונות הטובים ביותר לפתור כל סוגיות חוזרות ונשנות.

לנקוט בגישה הוליסטית הבוחנת אגרוף היסטורי - בנתונים, אזורי בעיה ספציפיים, ואת המחלקות שיש להן את הרמות הגבוהות ביותר של היעדרות.

2. אסטרטגיה להפחתת היעדרות
לאחר שנחקר וניתוח הגורם לשורש להיעדרות, החלוק אסטרטגיות למאבק בבעיה. להלן שיטות העבודה המומלצות -

• קח פעולה משמעתית- הורה למחלקת משאבי אנוש לפקח על היעדרות ולחוק את אמצעי המשמעת במידת הצורך.
  
  

• דורשים אימות מחלה- לאחר יומיים, דרשו מהעובדים להציג את הערה של רופא כדי לאמת מחלה. זה ימנע מהעובדים לקרוא חולים אלא אם כן יש סיבה מאושרת {}}} רפואית.
  
  

• השתמש בזמן בתשלוםמחוץ לבנקים- פסק זמן בתשלום בנקים מעניקים לעובדים סכום של ימים שהוקצו למחלה, חופשה או מטרות אחרות. השימוש בבנק פסק זמן בתשלום מאפשר לעובדים להשתמש בשיקול דעתם כדי לפנות זמן - בקשות.
  
  

• תגמול לעובדים תואמים- יישם חולה - השאירו מדיניות תמריץ בה ניתנים בונוסים במזומן למי שיש לו היעדרות מינימלית. זה יגביר את רמות הפריון תוך יצירת תרבות חברה המעודדת עובדים לעקוב אחר הכללים.
  
  

• לשלב תוכנית בריאות- מכיוון שיש קשר בין מחלה להיעדרות, יישום תוכנית בריאות עשוי להיות רעיון מועיל. אם אפשרי כלכלית, הציעו חברות בחדר כושר או העבירו רשימת משאבים לעובדים המעודדים חיים בריאים.

מדוע גשש נוכחות לעובדים חשוב

שעון זמן יעיל של שעון זמן ותוכנת נוכחות יכול לייעל עבודה, לחסוך כסף ולקדם את הצלחת החברה. הנהסיבות חשובותמדוע עוקב אחר נוכחות עניין -

מוכיח את היכולת לטפל בבעיות נוכחות
חשוב לוודא כי כל מדיניות הנוגעת לזמן הפסקה או ימי מחלה לא מנוצלת לרעה.

קיום מערכת יעילה לניהול זמן יעזור להנהלה להתמודד עם כל חשש מתמשך עם האנשים המתאימים.


מאפשר למעסיקים להכיל עובדים מרוחקים
ניצול מכשיר מעקב אחר זמן עובדים מנהל את הזמן של עובדים מרוחקים ואוכף את האחריות מבלי להיות מגביל יתר על המידה.

עסקים שרוצים לחסוך כסף על ידי העסקת עובדים מרוחקים יכולים להיות סמוכים ובטוחים כי התפוקה לא תושפע.


מבטיח דיוק שכר
מערכת ניהול נוכחות מועילה במיוחד לשמירה על דיוק שכר. זה מונע בתשלום יתר בטעות או בתשלום שאינו משלם ללא - פטור עובדים לפי שעה מכיוון שהשעות מחושבות בדיוק כפי שהן הוחלפו.

מקדם אוסף של נתוני פרודוקטיביות זמן - זמן
השימוש בשיטה אמינה לאיסוף - נוכחות בזמן מראה מי הוא פרודוקטיבי ומי לא.

מבט מדויק של רמות הפרודוקטיביות מקלה על שכירת ותזמון בהתאם לצרכים של כל מחלקה.

עם הזמן זה יכול לחסוך כסף מכיוון שעסקים ישכירו ותזמון על בסיס נתוני פרודוקטיביות אמינים ולא על אינסטינקט בלבד.

מתייעל חובות שכר HR
מכשירי Deeke Deke מאפשרים לעובד לעקוב אחר זמנו שלו במקום להסתמך על פקידת שכר אחת או שניים כדי לנהל את המשימה כולה.

מספק הוכחה במקרה של תביעה
התקני זמן אוספים שעון מדויק - בנתונים המוכיחים מועילים במקרה של תביעה או ביקורת ממס הכנסה.

מידע זה יכול לשמש כראיה למקרה שעובד לשעבר ינסה לתבוע בגין שכר אבוד או אם המדינה טוענת כי אין - עמידה בתקנות FLSA.

מַסְקָנָה

להלן מסלולי המפתח המפתח לזכור מערכות ניהול זמן.

• בחר את מערכת ניהול הזמן הנכונה- החליטו איזה מכשיר אופטימלי לצרכי החברה. האפשרויות כוללות את שעון כרטיס האגרוף, השעון הדיגיטלי, תוכנת תחנת הזמן, שעון טביעות אצבע או שעון אגרוף יד.

• זכור את הסיבות לשימוש בשעוני זמן- שעוני זמן מספקים ייצוג מדויק של שעות עבודה תוך ניהול מדויק של מידע שכר עבור צוות ה- HR.

• חקר את היתרונות- מערכות ניהול זמן חסכות זמן, כסף, הגדלת הפרודוקטיביות והגברת המורל במקום העבודה.

• לדעת ולעקוב אחר כללי ה- FLSA- כללי מחקר FLSA יחד עם תקנות המדינה כדי לוודא כי כל החוקים מתקיימים.

• אסטרטגיה למניעת היעדרות- יישם מדיניות המעודדת נוכחות. לדוגמה, לחוקק אמצעי משמעת לעבריינים חוזרים, לשלב תוכנית בריאות או דורשים אימות מחלה.

• דע מדוע שימוש במערכת שמירת זמן עניינים- בין היתרונות האחרים, מערכת ניהול זמן מגדילה את דיוק השכר, משפרת את הפרודוקטיביות, מספקת חזרה - שעון up - בנתונים ומטפל בעבודת HR.