חומרים מתכלים למכונת נוכחות כמו נייר קלפים וסרט ממלאים תפקיד מכריע בהבטחת מעקב אחר נוכחות מדויק. נייר כרטיס משמש להדפסת מידע על עובדים ולהקלטת נוכחותם, ואילו הסרט מספק דיו לתהליך ההדפסה.
שימוש יומיומי בנייר קלפים ובסרט תלוי במספר העובדים בארגון, בתדירות מעקב הנוכחות ובאיכות המתכלים. באופן אידיאלי, יש לשנות נייר קלפים פעם בשבוע או לאחר הדפסת 500 גיליונות, ואילו יש לשנות את הסרט אחת ל -3-6 חודשים.
כדי להחליף את נייר הכרטיס, יש לכבות את מכונת הנוכחות, ויש להסיר את נייר הכרטיס הישן מהמדפסת. יש להכניס בזהירות את נייר הכרטיס החדש למדפסת ולהתאשר כראוי. לאחר נייר הכרטיס החדש במקום, ניתן להפעיל את מכונת הנוכחות.
החלפת הסרט כרוך בתהליך דומה. יש לכבות את מכונת הנוכחות, ויש להסיר את הסרט הישן מהמדפסת. יש להכניס את הסרט החדש למדפסת, ולהבטיח שהוא מיושר כראוי לראש המדפסת. יש להדק את הסרט, וניתן להפעיל את מכונת הנוכחות.
חיוני להשתמש בתכלית איכות גבוהה - כדי להימנע מבעיות כלשהן, כגון דהייה או ריח של המידע המודפס, מה שעלול לגרום לרישומי נוכחות לא מדויקים. מעקב אחר השימוש והחלפת המתכלים באופן קבוע יכול לשפר משמעותית את היעילות והדיוק של מעקב נוכחות.
